26.04.2020

Выставка – Что? Где? Когда? Зачем!?

Часть Третья: Подготовка к выставке; Дизайн стенда; Раздаточные материалы; Формирование штата выставки.

Подготовка к выставке

Подготовка к выставке должна включать:

постановка цели;

разработка рекламной идеи;

составление плана выставочного стенда;

заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги;

изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов;

подготовку информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов;

подготовку стендистов и персонала;

составление сметы расходов.

Дизайн стенда

Формируя дизайн своего стенда, целесообразно помнить о главной цели участия в выставке, это поможет сделать дизайн максимально эффективным:

если Ваша задача — формирование имиджа Вашего предприятия и заключение оптовых контрактов — не обязательно показывать все образцы продукции. Важнее сделать стенд стильным и удобным для проведения переговоров;

если Вы планируете проведение дефиле, конкурсов, презентаций — необходимо предусмотреть место на стенде, чтобы посетители не толпились в проходе;

если Вы планируете прямые розничные продажи со стенда — особенно важно продумать дизайн, чтобы стенд не был похож на ларек на вещевом рынке. Посетителям должно быть удобно, а ваша задача — заставить их запомнить название вашей фирмы;

в дизайне, как и в выставке в целом, не бывает мелочей. Пустые коробки из-под образцов продукции и верхняя одежда, висящая на спинках стульев, может безвозвратно испортить даже самый «креативный» дизайн;

сейчас в дизайнерском решении стендов актуален минимализм: элегантный стенд из дорогих конструкционных материалов, качественное освещение, стильный полноцветный плакат на задней стенке и минимум декоративных элементов.

поскольку дизайн и строительство стенда — не только дорогое, но и сложное мероприятие, экономить опасно.

Раздаточные материалы

Формируя список необходимых раздаточных материалов, учитывайте, что Вам предстоит встретиться с разными типами посетителей выставки:

каждый посетитель выставки имеет право получить ваше коммерческое предложение (или краткий перечень продукции с прайс-листом) и визитную карточку. Поэтому этих видов раздаточных материалов у вас должно быть в избытке;

необходимо иметь достаточное количество папок с подобранными материалами и цветных буклетов для V.I.P. посетителей, журналистов и приглашенных вами потенциальных партнеров;

информационные материалы, которые вы раздаете важным для вас партнерам, должны выглядеть так, чтобы «клиент их не только не выбросил, но и потерять боялся»;

Необходимо заранее продумать методологию обработки результатов выставки и обеспечить стендистов всем необходимым для сбора информации. После выставки бывает трудно вспомнить, о чем вы говорили с каждым посетителем, и какие материалы он запрашивал. Помочь может «карточка посетителя» (краткая анкета). Имеет смысл заранее подготовить достаточное количество таких карточек.

Формирование штата выставки

Чрезвычайно важен подбор людей для работы на стенде. Это должны быть люди, которые высоко ценят и компанию, и выпускаемую ею продукцию. Дополнительный плюс — знание иностранных языков.

Если у вас большой стенд, лучше разделить персонал на две категории — на специалистов по продажам и маркетингу и технической поддержке. Каждый выполняет свою роль в работе с потенциальными клиентами и заказчиками. К примеру, как показали исследования, специалисты технической поддержки наиболее ценны в принятии срочных решений в вопросах высоких технологий, они также лучше общаются с посетителями, также имеющими техническое образование. Если бюджет позволяет держать лишь несколько человек на стенде, организуйте телефонную или компьютерную линию с техническим отделом компании для немедленного ответа на вопросы посетителей.

Посетители гораздо лучше помнят экспонаты, чем чертежи и литературу. Поэтому внешний вид персонала крайне важен, поскольку они - неотъемлемая часть имиджа компании на выставке.

Самое важное, чтобы ваша выставочная команда хорошо работала вместе, была информирована о ваших продуктах и услугах и настроена на то, чтобы помочь посетителям.

Обучение персонала перед выставкой

Практика показывает, что перед каждой выставкой нужно всегда проводить семинар для всех сотрудников, работающих на стенде. Вот примерный список тем:

Представить каждого всей команде, включая переводчиков.

Проверить стенд, расположение экспонатов и надписей.

Обсудить маркетинговый план.

Напомнить задачи каждого члена команды.

Обсудить продукцию, которая будет представлена.

Обрисовать план приветствия клиентов на выставке.

Предоставить расписание для персонала.

Обсудить работу с посетителями.

Объяснить, как заполнять анкету потенциальных клиентов.

Обсудить методы эффективного влияния на потенциальных клиентов с большими покупательными возможностями.

Задачи персонала

Поставьте перед каждым членом команды персональную цель, которую он должен достигать на стенде каждый час. Покажите им, как эффективно работать на вашей выставке, и напомните, что у них только пять секунд, чтобы произвести благоприятное впечатление на посетителя. Ведь чтобы исправить негативное впечатление, нужно не менее 30 мин. Чем лучше подготовлен ваш персонал, тем больше у вас шансов добиться успеха.